Comment faire une note de frais de déplacement ? Comment justifier les frais ?

Les frais de déplacement représentent les sommes engagées par un employé à l’occasion d’un voyage professionnel d’une journée ou de plusieurs jours, effectué au nom de son entreprise. Pour se faire rembourser ses dépenses, le salarié doit suivre quelques règles, à commencer par la présentation des factures associées à une note de frais. À quoi correspondent précisément ces différents documents ? Comment les réunir, les rédiger, et s’assurer qu’ils seront conformes aux besoins de l’employeur ?

Comment justifier l’ensemble des frais de déplacement ?

Concernant les trajets effectués pour se rendre à un rendez-vous d’affaires ou pour une mission professionnelle qui nécessite une ou plusieurs nuitées d’hôtel, l’employé souhaitant être remboursé des frais de déplacement engagés doit justifier :

De la fréquence de ses déplacements
De la durée et de la distance effectuée
Des factures de carburant si c’est le véhicule personnel qui est utilisé
Des factures d’achat de billet de train ou d’avion si ce mode de transport est privilégié. Sachez qu’un ticket de caisse ou un reçu ont la même valeur. Au besoin, le justificatif dématérialisé sera imprimé et fourni au service chargé de rembourser les frais de déplacement.
Les nuits d’hôtel et les repas pris durant le voyage professionnel font également l’objet d’un remboursement inclus dans les frais de déplacement.

En bref, pour bénéficier d’une prise en charge de ces dépenses, l’employé doit conserver tous les justificatifs. Ce sont d’ailleurs des pièces comptables que l’entreprise peut être amenée à présenter à l’URSSAF en cas de contrôle. Ils sont donc précieux pour les deux parties, employé comme employeur.

Quelle est la méthode pour rédiger une note de frais de déplacement correcte ?

Avant de rédiger la note, il faut réunir les pièces associées. Les reçus ou factures remis au service comptable de l’entreprise doivent absolument comporter les informations suivantes :

L’identité et les coordonnées de l’émetteur de la facture
La date à laquelle les frais ont été effectués
L’objet et le montant de la dépense
La TVA
Le nom de l’employé et ou de l’entreprise, hormis pour les frais de restaurant inférieurs à 150 € hors taxe et les frais de péage.

Une fois vérifiée la conformité des factures, et après les avoir toutes réunies, reste à établir la note de frais. Pour cela, le salarié complète un document généralement fourni par l’employeur. Ce dernier reprend la liste des frais engagés durant le mois ainsi que la date et le montant de chacun. Les justificatifs sont joints à la note de frais et l’ensemble est remis au service comptable pour remboursement. Pour un déplacement professionnel dans le département du Bas-Rhin par exemple, le salarié peut choisir de loger dans un appart hôtel à Strasbourg. Il aura ainsi l’opportunité de bénéficier de tout le confort des équipements proposés par la résidence hôtelière. Et à la fin de son séjour, il gardera précieusement la facture pour le remboursement de ses frais de déplacement !